در مرحلۀ تجزیه و تحلیل فنی (Technical Analysis) از طرح توجیهی به این سؤال پاسخ داده می‌شود که آیا پروژه ازنظر فنی امکان‌پذیر است؟
در مرحلۀ تجزیه‌وتحلیل فنی (Technical Analysis) از طرح توجیهی به این سؤال پاسخ داده می‌شود که “آیا پروژه ازنظر فنی امکان‌پذیر است؟”. اگر پاسخ به این سؤال مثبت بود رویکردهای فنی بهینه جهت تولید محصول مشخص می‌شود و هزینه‌های مربوط به آن از قبیل سرمایه‌گذاری ثابت، هزینه‌های تولید و هزینه‌های راه‌اندازی تخمین زده می‌شود.
در مرحلۀ تجزیه‌وتحلیل فنی (Technical Analysis) از طرح توجیهی به این سؤال پاسخ داده می‌شود که “آیا پروژه ازنظر فنی امکان‌پذیر است؟”. اگر پاسخ به این سؤال مثبت بود رویکردهای فنی بهینه جهت تولید محصول مشخص می‌شود و هزینه‌های مربوط به آن از قبیل سرمایه‌گذاری ثابت، هزینه‌های تولید و هزینه‌های راه‌اندازی تخمین زده می‌شود.
گام‌های مختلفی برای تعیین امکان‌پذیری فنی در یک طرح توجیهی وجود دارد که شامل موارد زیر هستند:
آیا رویکردهای متفاوتی برای تولید محصول وجود دارد؟
در اولین قدم، تکنولوژی‌های در اختیار برای تولید محصول باید تعیین شود. ازآنجایی‌که خروجی تجزیه‌وتحلیل فنی تخمین هزینه‌ای از پروژه است، در این مرحله موارد زیر در هر یک از رویکردهای تولید باید مشخص گردد.
• تکنولوژی تولید: به فرآیندهای کاری، تکنیک‌ها، تجهیزات و اقدامات لازم برای تبدیل ورودی‌های سازمان از قبیل مواد، اطلاعات و ایده‌ها به خروجی‌ها (محصولات)، تکنولوژی گفته می‌شود.
• مواد اولیه ورودی: ورودی‌های سازمان شامل مواردی که در تعریف تکنولوژی ذکر گردید هستند.
• سازمان: گاهی نوع سازمان از منظر ساختاری در این مرحله بررسی می‌شود.
• طراحی و استقرار تجهیزات: چگونگی طراحی و استقرار تجهیزات و جابجایی مواد در این مرحله باید طراحی شود.
در این مرحله لازم است برای انجام تجزیه‌وتحلیل فنی، اطلاعات محصول شامل مشخصات طراحی و عملکرد، سطح کیفی و نیازمندی‌های خدماتی، اطلاعات بازار شامل پیش‌بینی فروش، نیازمندی‌های خدماتی تحویل محصول و موقعیت مشتریان، اطلاعات مواد شامل مشخصات، میزان در دسترس بودن، مدت‌زمان تحویل و موقعیت منابع اولیه و دیگر اطلاعات شامل میزان سرمایۀ و نیروی انسانی در اختیار در اختیار باشد. ممکن است در بسیاری از موارد ذکر شده محدودیتی وجود نداشته باشد (مثلاً دسترسی به نیروی انسانی)؛ آنچه مهم است توجه به محدودیت‌ها است.
2. بررسی مجدد رویکردهای تکنولوژیکی
اهداف این مرحله به شکل زیر است.
• اجتناب از به‌کارگیری سطح نامناسب تکنولوژی
• اطمینان از اینکه تمام رویکردهای موجود و رویکردهای خلاقانه، موردبررسی قرار گرفته‌اند
رویکردها ممکن است اساساً متمایز باشند ولی در اغلب اوقات تنها در سطح مکانیزاسیون با یکدیگر تفاوت دارند. همان‌طور که مشخص است، سطح تکنولوژی برای کشوری که با محدودیت سرمایه روبه‌رو است و در عوض نیروی کار ارزان‌قیمت دارد؛ با کشوری که محدودیت سرمایه ندارد و نیروی کار گران‌قیمت دارد، متفاوت است. شرایط در محیط اول سطح مکانیزاسیون کمتر و در محیط دوم سطح مکانیزاسیون بالاتر را اقتضا می‌کند. در این گام مهم‌ترین نکته این است که تمامی انتخاب‌ها تا حد امکان بررسی شوند و هیچ رویکردی از چشم دور نماند.
3. بررسی تطابق اثرات جانبی هر روش با مسائل کشوری
در این مرحله و سه گام بعدی از طرح توجیهی باید به حذف رویکردهای نامتناسب پرداخت و درنهایت بهترین رویکرد انتخاب شود. اثرات جانبی هر روش ممکن است با اهداف، سیاست‌ها و محدودیت‌های کشور ناهمخوانی داشته باشد. ازجمله این اثرات می‌توان به موارد زیر اشاره کرد.
• تأثیر منفی بر اشتغال
• نیاز به نیروی انسانی خاص که در دسترس نیست
• نیاز به انرژی فراوان
• تأثیرات منفی زیست‌محیطی
• نیاز به سرمایه‌گذاری زیاد
• خطرات ایمنی و بهداشتی
• نیاز به تجهیزات وارداتی درحالی‌که کشور به دلایلی توانایی واردات آن‌ها را نداشته باشد
4. بررسی هزینه‌ای رویکردها
در این مرحله هزینۀ تخمینی هر یک از رویدادها باید مشخص گردد و رویکردهایی که هزینۀ آن‌ها بیش از مقدار معقول است باید حذف گردند.
5. انجام تحقیقات به‌منظور حصول اطمینان از امکان‌پذیری فنی
اگر محصول تولیدی به تکنولوژی جدیدی نیاز دارد، لازم است آزمایش‌ها و تحقیقاتی به‌منظور تعیین وضعیت در اختیار بودن آن تکنولوژی صورت گیرد. نمونه‌ای از آزمایش‌ها به شکل زیر هستند.
• تست‌های آزمایشگاهی با توجه به مواد خام مختلف
• تحقیقات به‌منظور توسعۀ فرآیندهایی که با تکنولوژی موجود انطباق داشته باشد
• آزمایش‌ها به‌منظور تأیید آنکه عملکرد فرآیند تولید تحت شرایط محیطی محلی مناسب است
6. بررسی دقت برآوردها از سرمایه‌گذاری ثابت، مخارج و هزینه‌های تولید و هزینه‌های راه‌اندازی
در این مرحله هزینه‌هایی که برای تجزیه‌وتحلیل مالی لازم است تخمین زده می‌شود. اگر بتوان تخمین‌های گفته‌شده را از رقبا، دوستان، مؤسسات تجاری، منابع دولتی و یا سایر منابع به دست آورد، ممکن است دیگر نیازی به تجزیه‌وتحلیل فنی که هزینۀ زیادی در بر دارد نداشته باشیم.
دو علت عمده که موجب شکست بسیاری از ایده‌های کسب‌وکار شده است عبارت‌اند از:
• برآورد کم از سرمایه‌گذاری ثابت
• عدم برآورد کافی از سرمایه جاری موردنیاز
در بسیاری از موارد اجرایی، تجزیه‌وتحلیل فنی به‌منظور کسب تخمینی از هزینه‌ها و سرمایه‌گذاری لازم است.
7. انجام تجزیه‌وتحلیل فنی
طی مراحل پیشین رویکرد بهینه برای تولید مشخص گشته است و گام‌های اصلی تجزیه‌وتحلیل فنی از این قسمت آغاز می‌گردد.
8. برآورد میزان موجودی موردنیاز
فلسفۀ نگهداری موجودی، مقابله با تغییرات تصادفی تقاضای مشتریان است. در بسیاری از موارد، در صورت عدم وجود موجودی کافی، با فروش ازدست‌رفته (در صورت نداشتن موجودی محصول نهایی) یا توقف تولید (در صورت نداشتن موجودی مواد اولیه یا کالای نیمه ساخته) مواجه خواهیم شد. چنانچه موجودی از محصول نهایی در اختیار باشد می‌توان تقاضای مشتری را سریعاً برآورده نمود و همین امر باعث کاهش زمان تحویل و درنتیجه افزایش رضایت مشتری خواهد شد. موجودی از نشر تقسیم‌بندی عبارت است از:
• موجودی مواد خام و قطعات خریداری‌شده
• موجودی در جریان ساخت (موجودی نیمه ساخته یا Work In Process)
• موجودی کالای نهایی
• لوازم: به شکل غیرمستقیم در تولید یا در مدیریت کارخانه و یا نگهداری و تعمیرات کارخانه استفاده می‌گردند. معمولاً سطح بهینۀ موجود بر مبنای هزینه‌های مترقبه از قبیل هزینۀ نگهداری، هزینۀ سفارش دهی و هزینه‌های کمبود تعیین می‌شود.
در این مرحله لازم است تخمینی از موجودی‌های مختلف موردنیاز به دست آید تا بتوان برنامۀ تولید را تهیه نمود، هزینه‌ها را تخمین زد و تخمینی از سرمایۀ جاری (سرمایه در گردش) در اختیار داشت.
در این مرحله از طرح توجیهی بهتر است موجودی موردنیاز تا حدی بیش از تخمین انجام‌شده در نظر گرفته شود. به‌عنوان یک اصل کلی معمولاً میزان موجودی موردنیاز را برابر تقاضای یک ماه در نظر می‌گیرند. در شرایطی خاص این اصل ممکن است متغیر باشد، برای مثال اگر فاصله با تأمین‌کننده‌ای بسیار دور است و زمان تحویل کالا از وی بسیار طولانی است، ممکن است لازم باشد به‌اندازۀ نیاز دو ماه، موجودی نگهداری گردد.
9. زمان‌بندی تولید
زمان‌بندی تولید برنامۀ خاص تولید است که شامل موجودی اطمینان (میزان موجودی که به‌عنوان ذخیرۀ احتیاطی برای مقابله با تغییرات تصادفی تقاضا نگهداری می‌شود و اغلب به‌اندازۀ ده درصد تقاضای سالیانه است) نیز می‌گردد و در آن سعی می‌شود که تولید در نرخی نسبتاً ثابت و پایدار برنامه‌ریزی شود، چراکه تغییر میزان تولید در دوره‌های مختلف ممکن است هزینه‌های متعددی ازجمله هزینۀ استخدام و اخراج نیروی انسانی را در بر داشته باشد.
در مرحلۀ مطالعۀ بازار در طرح توجیهی، میزان تقاضای برآورده نشده و بعدازآن تخمینی از فروش ماهیانه به دست آمد. در این مرحله آنچه لازم است مشخص شود، تخمینی از فروش ماهیانه و فصلی محصولات است.
10. جزئیات فرآیند تولید
فرآیند تولید، ترتیب عملیات، حرکت‌ها و بازرسی‌ها را بر روی مواد اولیه ورودی و تبدیل مواد اولیه به محصول نهایی آمادۀ تحویل به مشتری را نشان می‌دهد. در این مرحله ممکن است جدول جریان (Flow Process Chart) طراحی و سپس بعد از طراحی نحوۀ استقرار تجهیزات تکمیل گردد. بهره‌گیری از FPC این امکان را فراهم می‌کند که هزینه‌های پنهان ازجمله مسافت طی شده، تأخیرها و انبارهای موقت به‌صورت آشکار دیده شوند.
11. انتخاب تجهیزات و ابزار
با استفاده از جدول جریان می‌توان نسبت به انتخاب تجهیزات و ابزار تولید اقدام نمود. در این راستا:
• برای هر عملیات روش‌ها و تجهیزات مطرح تعیین می‌گردند
• امکان ادغام چند عملیات در یکدیگر به صورتی اقتصادی که در یک ایستگاه قابل‌انجام باشد در نظر گرفته می‌شود
• بهترین رویکرد برای هر عملیات و یا مجموعه عملیات انتخاب می‌گردد
اطلاعات لازم در خصوص فرآیندها و تجهیزات را می‌توان از منابع زیر کسب کرد.
• تولیدکنندگان فعلی محصول
• نشریات تجاری
• انجمن‌ها و سازمان‌های تجاری
• سازندگان تجهیزات
موارد زیر حتماً باید در انتخاب تجهیزات و ماشین‌آلات در طرح توجیهی لحاظ گردند.
• تجهیزات متناسب با ظرفیت خروجی مورد انتظار باشند
• کیفیت تولید کالاها توسط تجهیزات باید چگونه باشد
• نیازهای نیروی انسانی (از منظر مهارت و تعداد نیرو)
• میزان پیچیدگی بهره‌برداری از تجهیز
• تعمیر پذیری (در دسترس بودن قطعات یدکی و افراد متخصص تعمیرات)
• نیازهای مواد ورودی
• تجهیزات حمل‌ونقلی موردنیاز برای جابجایی خود تجهیز یا مواد ورودی به و خروجی از آن
• مشکلات راه‌اندازی (نصب و آموزش)
• نیازهای تأسیساتی (آب، برق، گاز و دیگر موارد)
• عمر مفید دستگاه و ارزش اسقاطی آن در پایان عمر مفید
• ریسک مهجور شدن دستگاه (آیا محصول به‌زودی دمدِ می‌شود؟)
• ضررهای جانبی عملیات (آلودگی، ایمنی و دیگر موارد)
• داخلی یا خارجی بودن دستگاه
• ارزیابی تمام انتخاب‌ها و تصمیم‌گیری پس از آنالیز اقتصاد مهندسی
12. انتخاب تجهیزات و روش‌های حمل‌ونقل
از جدول جریان (FPC) می‌توان برای درک بهتر حرکت‌ها و تحلیل آن‌ها بهره گرفت. ملاحظات اقتصادی و ایمنی و نکاتی که برای انتخاب تجهیزات در قسمت پیشین آورده شد، برای تجهیزات حمل‌ونقلی نیز به قوت خود باقی است.
حتما ببینید:
فیلمهای آموزشی طرح توجیهی
13. تخمین نیروی انسانی موردنیاز
هدف از این بخش تعیین تعداد نیروی انسانی موردنیاز و میزان مهارت هر یک از آن‌ها است. جدول جریان برای پاسخ‌گویی به این سؤالات مفید خواهد بود. درواقع در این جدول تعداد نفر-ساعت موردنیاز برای هر عمل مشخص می‌گردد و با توجه به آن می‌توان تعداد نیروی انسانی و با توجه به ماهیت عمل، مهارت موردنیاز آنان را مشخص کرد.
هزینه‌های سرباری کارخانه را نیز می‌توان پس از تعیین تعداد و نوع نیروی انسانی تخمین زد. بدیهی است تعداد پست‌های سازمانی بستگی به نوع و اندازۀ سازمان دارد؛ سازمان‌های کوچک ارگانیک‌تر و دارای پست‌های سازمانی کمتر و سازمان‌های بزرگ‌تر دارای پست‌های بیشتر و مکانیک‌تر هستند.
14. تعیین محل اجرای طرح
تعیین محل اجرای طرح یکی از کلیدی‌ترین موضوعات در یک طرح توجیهی است. یک طرح می‌تواند در محلی از یک شهر کوچک (Small Town)، یک شهر بزرگ (City) یا یک منطقۀ روستایی و پیرامون شهرها (Suburb) یا در چند نقطه و در ترکیبی از آن‌ها اجرا گردد. عوامل زیر در تعیین محل اجرای طرح مؤثر هستند.
• آیندۀ منطقه: تعیین اینکه میزان درآمد، رشد درآمد، مهاجرت به و از منطقه به چه صورتی است.
• کسب‌وکارهای دیگر در منطقه: در صنایع بزرگ (به دلایل استراتژیک) معمولاً سعی می‌شود رقبا نزدیک به یکدیگر قرار نگیرند ولی نکتۀ جالب این است که در کسب‌وکارهای کوچک این موضوع دقیقاً برعکس است؛ یعنی رقبا در کنار یکدیگر کارایی بیشتری خواهد داشت، چراکه می‌توانند به‌عنوان همکار و تکمیل‌کنندۀ یکدیگر فعالیت کنند و ازآنجایی‌که در کسب‌وکارهای کوچک عموماً تولید و ارائه محصول توسط خود بنگاه انجام می‌شود، جذب مشتریان در این حالت بهتر اتفاق می‌افتد. بازارچه‌های کفش‌فروشی، فرش‌فروشی و دیگر موارد گویای این موضوع هستند.
• هزینه‌های ساخت‌وساز و سایر هزینه‌ها: هزینه‌های خرید زمین، ساخت‌وساز، هزینه‌های اجاره و سایر هزینه‌ها به چه صورتی است؟
• بازار مصرف: مشتریان نهایی محصول تولیدی در کجا قرار دارند و نزدیکی به آنان به چه اندازه مهم است؟
• تأمین‌کنندگان: تأمین‌کنندگان مواد اولیه در کجا قرار دارند و بهتر است طرح در کجا اجرا شود تا هزینه‌های حمل‌ونقل به حداقل مقدار خود برسد؟
• نیروی کار: لازم است جهت دسترسی بهتر نیروی کار به محل کار تا جای ممکن محل اجرای طرح به محل سکونت آنان نزدیک باشد.
• قوانین و مقررات: طبق قوانین، برخی کارخانه‌های صنعتی لازم است در محلی خارج از شهر تأسیس شوند. توجه به مقررات دولتی و مالیاتی جهت تعیین محل اجرا امری اجتناب‌ناپذیر است.
• امکانات تأسیساتی: آیا امکانات موردنیاز نظیر آب، برق، گاز و تلفن در منطقه وجود دارد؟
• زمین: اگر لازم است ساختمانی ایجاد شود، آیا زمین کافی در اختیار هست یا خیر.
• محیط‌زیست: ملاحظات زیست‌محیطی ازجمله تولید آلودگی و سروصدا باید بررسی شود.
15. طراحی سازمان تولید و تعیین چیدمان تجهیزات تولیدی و غیر تولیدی
در این بخش از طرح توجیهی، سازمان طرح‌ریزی می‌گردد و تکنولوژی تولید بهینه مشخص می‌شود، بدین معنی که استقرار تجهیزات و جابجایی مواد طبق نکات گفته‌شده در قسمت‌های پیشین تعیین گشته و سپس نقشۀ استقرار نهایی تهیه می‌گردد. تخمین فضای موردنیاز تولید شامل محوطه‌های ایستگاه‌های کاری، محوطه‌های بازرسی و محوطه‌های انبار، تخمین فضای اداری شامل فضای مدیریت عمومی، بازاریابی، مالی، کارکنان، مهندسی محصول، خدمات کارکنان تولید و خدمات کارخانه، چیدمان اولیۀ تجهیزات فیزیکی و تعیین نیازهای ساختمانی همگی در این قسمت انجام می‌شوند.
16. تخمین هزینه‌های ناشی از تجزیه‌وتحلیل فنی
• سرمایه‌گذاری ثابت: هزینه‌های زمین، ساختمان، تأسیسات (شامل تجهیزات الکتریکی، لوله‌کشی، هوای فشردۀ موردنیاز ابزارآلات پنوماتیکی، سیستم‌های امنیتی و ایمنی) و سیستم‌های مربوط به آن، تجهیزات تولیدی (شامل هزینه‌های خرید، حمل و نصب آن‌ها)، تجهیزات حمل‌ونقل مواد، قید و بست‌ها و مبلمان، خودروها و مواردی از این قبیل.
• هزینه‌های تولید (خدمات): هزینه‌های تولید شامل هزینه‌های مرتبط با مواد مستقیم، کارگر مستقیم (منظور از مواد و کارگران مستقیم، مواد و کارگرانی است که به شکل مستقیم در ارتباط با فرآیند تولیدی (خدماتی) هستند) و نیروی انسانی غیرمستقیم (شامل افراد در ارتباط با کنترل کیفیت و بازرسی، سرپرستی، حمل‌ونقل مواد، نگهداری و تعمیرات، فروشندگان، تعمیرات، اتاق ابزار، بسته‌بندی و نگهبانی) است.
• هزینه‌های سرباری: شامل مواد و اقلامی که به‌صورت غیرمستقیم استفاده می‌شود که محاسبۀ آن‌ها نیاز به فهم جامعی از عملیات سازمان دارد. این هزینه‌ها ممکن است شامل هزنه‌های نگهداری و تعمیرات، هزینه سوخت، آب، برق، مواد بسته‌بندی، لوازم و تجهیزات مصرفی اداری، لوازم مصرفی نگهبانی، مواد غیرمستقیم محصول (رنگ، چسب و دیگر موارد)، اجاره، هزینه‌های امنیتی، مالیات، آموزش، هزینه حمل‌ونقل مواد حین تولید، بیمه، دورریز، تلفن و مواد مجهورشده باشد.
• هزینه‌های راه‌اندازی: هزینه‌هایی که در شروع فعالیت به واحد تولیدی تحمیل می‌شود. معمولاً به دلایلی ازجمله ناپایداری و بی‌تجربگی بعضی هزینه‌ها در زمان راه‌اندازی بین 33 تا 50 درصد بیشتر از حالت عادی است. این هزینه‌ها شامل هزینه‌های آموزش (ممکن است لازم باشد دوره‌های آموزشی اولیه طی شود)، هزینه‌های دوباره‌کاری (Rework)، هزینه‌های اضافه‌کاری و دورریز (مربوط به زمان ناپایداری و غیر از آنچه در هزینه‌های سرباری حساب شد).